Header Ads

Zaman Yönetimi-Önceliklendirme ve Organizasyon


Öncelikli işlerle önceliği olmayan işler nasıl ayırt edilir?Zamanınızı yönetirken , hangi işin önemli hangi işin orta önemli olduğunu gözden geçirip zaman karmaşası yaşamanıza neden olabilirsiniz.Bu sorun üm zamanınızı ve enerjisiniz çekebilir.Bu tür sorunlardan kurtulmak için öncelikle organize olup gereksiz şeyleri kendinizden uzaklaştırmaktır.Sonrasında ise bir zaman çizelgesi oluşturup önemli işler sırası yapmaktır.Bunu yaptıktan sonra güne başlarken ne yapmanız gerektiğini bilmektir.

Zaman Yönetimi-Önceliklendirme ve Organizasyon

Organizasyon

Bir işe yada duruma öncelik vermeniz için ilk önce organize olmalısınız.Düzenlemenin bir yolu yoktur, ama seçeceğiniz her sistem öncelikle sizin için mantıklı olmalıdır.Organizasyonun asıl amacı zaman kaybetmeden bir şeyler bulmaktır.

Dağınıklık zamanlayıcıların en büyüğüdür.Dağınıklığı masanızdan ve hayatınızdan atıp gereksiz şeyleri uzaklaştırın.Bazı uzmanlar masanın üzerinde duracak belgelerin sadece o gün ki işle ilgili olan belgelerin olası gerektiğini söylemektedirler.Diğer dosyalar ise proje haftasında veya bir proje süresince gerekecek dosyalar olmalı ve bu dosyalar dikey klasörlerde durmalıdır.En azından uzmanların önerdikleri bunlardır.Yığın kullanmak ya da bir çöp öğütücü kullanmak gereksiz dosyalar için gerekli olacaktır.Bu şekilde gereksiz şeyler masanızdan uzaklaşacaktır.Masanızda bulunan kağıtların sadece bir defa olmak üzere işlenmesini alışkanlık haline getirin.Her kağıdı elinize aldığınızda işlemi tamamlayın .Ya çöpe atın ya işlemi gerçekleştirin ve kağıtları dosyalayın.Bu tek seferlik işlem sağlıklı bir şekilde işlerse arkanızda iş yükü kalmayacaktır.

Daha önce ki yazılarımda da bahsettiğim gibi mailleri düzenlemek çok önemlidir.Önemli mailleri işaretleyip ileride takip etmek için kategorilere ayıracağınız klasörlere taşıyın.Bu şekilde gerektiğinde eski maillere hızlıca bakabilirsiniz.Mail kutunuzu yönetebileceğiniz şekle getirebilmeniz önemli bir adım olacaktır.

Organizasyonun en önemli adımı bunu alışkanlık haline getirip sürekliliği sağlamaktır.Gereksiz ve önemsiz mailleri silerek başlayabilirsiniz.Yeni güne başlamadan önce sadece beş dakika ayırıp o gün yapacaklarınızı nasıl organize edeceğinizi düşünmek sürdürülebilir ve etkili olabilecek bir adımdır.

Önceliklendirme

Her görevin önemi eşit derecede değildir.En önemli görevler , uzun vadede sizi hedeflere yakınlaştıracaktır.Önceliklendirme , en önemli görevleri tanımlamanıza ve bu görevleri dikkatiniz ,enerjiniz ve zamanınızdan daha fazla vermenizi sağlar.Doğru şeylere daha fazla vakit ayırmanıza yardımcı olur.

Önceliklendirme her şeyin planlanmasına yardımcı olur.Görevlerin karşılanmasını ve stresin en düşük seviyeye düşürülmesini sağlamada faydalı bir yöntemdir.

Bu işlemleri yapmak için ilk adım bir liste yapmaktır.Tamamlamak istediğiniz tüm görev ve ögeleri not etmelisiniz.Büyük projeler için , projeyi ileriye sürükleyen kişisel görevleri tanımlayın.Bu tanımlamalar birkaç gün yada birkaç saatte tanımlanacak kadar küçük olmalıdır.Bu uygulamaya bağlı olarak , listenizin hafta içerisinde ya da uzun bir süre içinde tek bir günde ne yapabileceğinize odaklanılabilir.

Bir sonra ki adımınız süreleri tespit etmektir.Gelecek a hangi görevler uzun hangileri orta süreli tespit edilmeli.

Liste tamamlandıktan sonra her göreve öncelikler atanabilir.En acil olan da önemli olmayana kadar.Önem seviyelerini derecelendirmek için a-b-c- gibi harfler kullanılabilir.Önemlileri kendi içinde derecelendirmek için a1-a2-a3 gibi alt kümeler kullanılabilir.Bazı kaynaklara göre daha detaylı derecelendirmeler önerilebilir ama derecelendirmeleri kendi anlayacağınız bir alfabetik kümeye göre derecelendirmeniz daha iyi olacaktır.

Yazmanız gereken çok sayıda rapor varsa , bunları zaman bloğu haline getirin ve grubu tanımlayın.
Yapılacak listesiyle gününüzü başlatın ya da bitirin.Bitirdiklerinizin ne olduğunu kontrol edip bitmeyen görevleri gözden geçirin.Burada en önemli nokta oluşturduğunuz listeyi sürekli olarak yeniden konumlandırmayın.Bu durum erteleme hastalığına dönüşebilir bu dikkat edilmelidir.

Birbiriyle Çatışan Önceliklerle Başa Çıkmak

Her gün kendi zamanımızla bir çok taleple karşı karşıya kalmaktayız.Çoğu durumda , programınızın geçersiz kılınmasını sağlayan şey istek sahiplerinin sırası ve hacimleridir.Bu durum denetimin kaybedilmesine sebep olur.Böyle sorunlar yaşandığında öncelikler nasıl belirlersiniz?Herkes kendi projelerinin en önemlisi olduğunu görmektedir.Bundan dolayı anında bilgi yada eylem istemektedir.Bu tür durumlarda empatik düşünceyle birleşen birkaç stratejik soru daha doğru bir öncelik ve zaman çerçevesi sunabilir.Birden fazla kişi yada departman söz konusu olduğunda , parçanızın genel olarak projenin neresine uyduğunu öğrenin.Örneğin başka bir kişinin analiz etmesi gereken bilgileri sağlıyorsanız , bu bağımsız bir doküman sağlamanızdan daha uzun bir süre alır.Bu tür durumları zaman bloğunuza yazmanızda fayda vardır.

Tüm Hakları Saklıdır.. Blogger tarafından desteklenmektedir.